Como organizar um evento corporativo?
Existem vários tipos de eventos corporativos, como apresentações, palestras, congressos e até confraternizações. Servem para que os colaboradores da empresa possam se relacionar melhor e até mesmo para atrair mais público para sua marca.
Certamente, é uma boa estratégia, desde que se saiba como organizar um evento corporativo. São vários detalhes para planejar, como a atração principal, os convidados e até mesmo a comida e a bebida que será servida. Mas, para definir tudo isso, o primeiro ponto é definir o tipo de evento corporativo.
Continue a leitura para saber como planejar um evento perfeito:
Defina o tipo de evento corporativo
Para realizar um evento perfeito, é preciso ter em mente o objetivo final e como ele será alcançado. Ou seja, o tipo de evento corporativo. Ele pode ser:
- Congresso;
- Conferência;
- Mesa redonda;
- Painel;
- Palestra;
- Convenção;
- Brainstorming;
- Seminário;
- Divulgação de um produto;
- Lançamento;
- Aniversário da empresa;
- Divulgação da marca;
- Confraternização;
- Comemoração;
- Entre outros.
Definindo o tipo, fica mais fácil seguir com a organização. O evento corporativo é uma estratégia de mercado, por isso também precisa ter um objetivo. Podendo ser, por exemplo, para aproximar a marca dos clientes, divulgar algo novo, conseguir novos parceiros entre outros. O objetivo e o tipo de evento estão unidos, já que um irá influenciar o outro.
Agora é preciso colocar no papel as ideias e as atrações principais, o que será servido, data e o principal: quanto será investido!
Defina o orçamento disponível
Antes de sair contratando tudo do bom e do melhor, defina um orçamento máximo para investir nesse evento social. Para decidir o valor, pense em alguns pontos como o tamanho do evento, duração, quantas pessoas entre outros detalhes que podem exigir menos ou mais dinheiro.
Com esses dados e um valor definido, chegou a hora de listar e dividir todos os outros custos. A comida, bebida, local, música e etc, tudo precisa encaixar dentro do orçamento disponível. Caso contrário, o seu evento corporativo terá sido um grande problema ao invés de solução.
Reserve o local na data e horário marcados
Esse é um ponto extremamente importante, principalmente se for alugar um espaço para o seu evento corporativo. Geralmente a locação precisa ser feita com antecedência. E, dependendo da data o valor pode ser mais salgado do que se espera.
Faça isso com o maior antecedência possível. Inclusive, é recomendado ver primeiro o lugar, depois os outros detalhes da festa. Afinal, precisa estar disponível na data agendada, não é mesmo?
Defina as atrações de acordo com o tipo e objetivo do evento
Se for uma palestra, escolha bons palestrantes que chamem público. Se for a divulgação de um produto ou o lançamento, pense em atrações musicais para abrilhantar o seu evento.
Lembre-se que é o valor investido com a atração precisa estar dentro do orçamento. Por isso não busque apenas “peixes grandes”. Você pode apostar em personalidades da sua cidade, por exemplo, que tem algo a dizer para o seu público.
Como organizar um evento corporativo perfeito: capriche nos comes e bebes!
Todo bom evento tem comida e bebida da boa. Seja ele qual for! O que mudará é o tipo de item que será servido. Por exemplo, em palestras, geralmente é feito um networking após o palestrante sair do palco. Neste caso pode ser uma mesa de frios e aperitivos. Festas como confraternizações geralmente envolve jantares e um cardápio mais elaborado.
A bebida também é importante, água é um item que não pode faltar em nenhum momento. Mas há outras opções que são variáveis de acordo com o tipo de evento e objetivo, como por exemplo a presença de bebidas alcoólicas ou não. Se for servir bebidas alcoólicas escolha algo que combine com a ocasião, como um vinho ou o tradicional chopp.
Faça uma boa divulgação
Por último e não menos importante, faça a divulgação da festa! Contrate alguém especializado para criar uma ou mais peças de divulgação do seu evento corporativo. Esse material pode ser impresso e distribuído ou apenas ser utilizado nas redes sociais.
A impressão só vale a pena se o seu público consome esse tipo de material e se é um meio eficiente para você. Caso contrário, o melhor é apostar mesmo na internet.