Como organizar um evento corporativo?

Existem vários tipos de eventos corporativos, como apresentações, palestras, congressos e até confraternizações. Servem para que os colaboradores da empresa possam se relacionar melhor e até mesmo para atrair mais público para sua marca.

Certamente, é uma boa estratégia, desde que se saiba como organizar um evento corporativo. São vários detalhes para planejar, como a atração principal, os convidados e até mesmo a comida e a bebida que será servida. Mas, para definir tudo isso, o primeiro ponto é definir o tipo de evento corporativo.

Continue a leitura para saber como planejar um evento perfeito:

Defina o tipo de evento corporativo

Para realizar um evento perfeito, é preciso ter em mente o objetivo final e como ele será alcançado. Ou seja, o tipo de evento corporativo. Ele pode ser:

• Congresso;
• Conferência;
• Mesa redonda;
• Painel;
• Palestra;
• Convenção;
• Brainstorming;
• Seminário;
• Divulgação de um produto;
• Lançamento;
• Aniversário da empresa;
• Divulgação da marca;
• Confraternização;
• Comemoração;
• Entre outros.

Definindo o tipo, fica mais fácil seguir com a organização. O evento corporativo é uma estratégia de mercado, por isso também precisa ter um objetivo. Podendo ser, por exemplo, para aproximar a marca dos clientes, divulgar algo novo, conseguir novos parceiros entre outros. O objetivo e o tipo de evento estão unidos, já que um irá influenciar o outro.

Agora é preciso colocar no papel as ideias e as atrações principais, o que será servido, data e o principal: quanto será investido!

Defina o orçamento disponível

Antes de sair contratando tudo do bom e do melhor, defina um orçamento máximo para investir nesse evento social. Para decidir o valor, pense em alguns pontos como o tamanho do evento, duração, quantas pessoas entre outros detalhes que podem exigir menos ou mais dinheiro.

Com esses dados e um valor definido, chegou a hora de listar e dividir todos os outros custos. A comida, bebida, local, música e etc, tudo precisa encaixar dentro do orçamento disponível. Caso contrário, o seu evento corporativo terá sido um grande problema ao invés de solução.

Reserve o local na data e horário marcados

Esse é um ponto extremamente importante, principalmente se for alugar um espaço para o seu evento corporativo. Geralmente a locação precisa ser feita com antecedência. E, dependendo da data o valor pode ser mais salgado do que se espera.

Faça isso com o maior antecedência possível. Inclusive, é recomendado ver primeiro o lugar, depois os outros detalhes da festa. Afinal, precisa estar disponível na data agendada, não é mesmo?

Defina as atrações de acordo com o tipo e objetivo do evento

Se for uma palestra, escolha bons palestrantes que chamem público. Se for a divulgação de um produto ou o lançamento, pense em atrações musicais para abrilhantar o seu evento.

Lembre-se que é o valor investido com a atração precisa estar dentro do orçamento. Por isso não busque apenas “peixes grandes”. Você pode apostar em personalidades da sua cidade, por exemplo, que tem algo a dizer para o seu público.

Como organizar um evento corporativo perfeito: capriche nos comes e bebes!

Todo bom evento tem comida e bebida da boa. Seja ele qual for! O que mudará é o tipo de item que será servido. Por exemplo, em palestras, geralmente é feito um networking após o palestrante sair do palco. Neste caso pode ser uma mesa de frios e aperitivos. Festas como confraternizações geralmente envolve jantares e um cardápio mais elaborado.

A bebida também é importante, água é um item que não pode faltar em nenhum momento. Mas há outras opções que são variáveis de acordo com o tipo de evento e objetivo, como por exemplo a presença de bebidas alcoólicas ou não. Se for servir bebidas alcoólicas escolha algo que combine com a ocasião, como um vinho ou o tradicional chopp.

Faça uma boa divulgação

Por último e não menos importante, faça a divulgação da festa! Contrate alguém especializado para criar uma ou mais peças de divulgação do seu evento corporativo. Esse material pode ser impresso e distribuído ou apenas ser utilizado nas redes sociais.

A impressão só vale a pena se o seu público consome esse tipo de material e se é um meio eficiente para você. Caso contrário, o melhor é apostar mesmo na internet.